Verktyg till små och medelstora företag för anbud vid offentliga upphandlingar

En offentlig upphandling innebär en situation där en upphandlande enhet vars verksamhet bedrivs med offentlig finansiering, såsom en kommun, en församling, en samkommun, ett landskap eller ett sjukvårdsdistrikt, köper produkter eller tjänster. Upphandlingarnas storlek varierar från t.ex. stora byggentreprenader till små anskaffningar, t.ex. en kommuns snöskyfflar. Med andra ord är det alltid fråga om en offentlig upphandling när en myndighet köper något. En offentlig upphandlare ska använda skattemedel förnuftigt i sin verksamhet. 

Den nya lagen sporrar till att uppmärskamma småföretag

Den nuvarande upphandlingslagen trädde i kraft vid ingången av 2017. Den nya lagen sporrar till att beakta småföretag och innehåller bestämmelser om hur offentliga upphandlingar ska gå till. Upphandlingslagen tillämpas på upphandlingar som överstiger de nationella tröskelvärdena. De nationella tröskelvärdena är i fråga om varu- och tjänsteupphandling, koncessioner och projekttävlingar 60 000 euro, i fråga om social- och hälsovårdstjänster samt vissa arbetskrafttjänster 400 000 euro och i fråga om byggentreprenader 150 000 euro.

Upphandlingslagen stöder genomförandet av lyckade upphandlingar. Endast lagen i sig hjälper eller främjar inte målet. Samtidigt är den inte heller orsak till eventuella misslyckade upphandlingar. Om en upphandling upplevs misslyckad, ligger felet inte i själva lagen, som i praktiken endast styr förfaringssättet. Det är en separat fråga att fastställa vad den offentliga upphandlaren behöver, vilken kvalitet som krävs osv. Man kan se som en huvudregel att lyckade upphandlingar inte kan göras endast utifrån priset.

Marknadsdialogen har stor betydelse

Upphandlingslagen, som reviderades 2017, medförde en s.k. marknadsdialog, dvs. en uppmuntran till diskussion och växelverkan mellan upphandlare och anbudsgivare. Experter på upphandling menar att en upphandlingsplanering som utförts väl, noggrant och under tillräckligt lång tid samt diskussioner med eventuella anbudsgivare är mycket betydelsefulla med tanke på ett lyckat slutresultat. Det ovannämnda skapar en grund också för det kontrakt som upprättas på basis av upphandlingen, för genomförandet av det och för övrigt gott samarbete under kontraktsperioden. 

Vid de upphandlingsträffar som ordnats inom ramen för projektet Maaseudun hankintaosaaminen vahvaksi (Starkare upphandlingskompetens på landsbygden, MAHVA) har betydelsen av marknadsdialog understrukits åtminstone tio gånger varje träff. Vid den upphandlingsträff som ordnades i Satakunta i början av 2019  fick deltagarna svara på frågan ”Vad upplever du som utmanande i anslutning till offentlig upphandling?”. I svaren uppgav de offentliga upphandlarna att en utmaning är att det inte finns information om tjänsteutbud eller tjänsteleverantörer i regionen, medan anbudsgivarna å sin sida svarade att deras utmaning är bristfällig information om kommande anbudstävlingar.  

Vid träffen i Satakunta berättade en representant för Raumo stad om praxis som utvecklats hos dem och som innebär att man i början av varje kalenderår publicerar en s.k. upphandlingskalender. Raumos upphandlingskalender för 2019 finns att tillgå här. Flera andra upphandlare började då fundera över möjligheterna att införa liknande praxis. Olika metoder och sätt för att öka mötena och informationsgången mellan upphandlare och anbudsgivare behövs på regional och lokal nivå för att växelverkan ska öka och information förmedlas bättre i båda riktningarna. 

Anvisningar behövs tillika som tillfällen och evenemang

Små och medelstora företag kan informeras om förfarandena för offentlig upphandling inte bara genom att man ordnar olika evenemang och träffar utan även genom att man utarbetar anvisningar och sprider dem till små och medelstora företag. 

Med tanke på små och medelstora företag är följande tre faktorer viktiga vid offentlig upphandling:

• Marknadsdialog
• Kvalitetskriterier för föremålet för upphandlingen
• uUppdelning av upphandlingen i delar

Marknadsdialogen är en del av planeringen av upphandlingarna. Video om marknadsdialogen (på finska)  
På MAHVA-projektets webbplats www.maaseudunhankinnat.fi finns information om frågor som anknyter till offentlig upphandling, om evenemang samt material från evenemang som ordnats. Där finns även korta videor med information om offentlig upphandling.